Thế nào là hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp?

Hóa đơn đầu vào hợp lệ, hợp lý và hợp pháp là như thế nào? Trong quá trình sử dụng hóa đơn, nhận biết và phân biệt hóa đơn đầu vào hợp lệ - hợp lý và hợp pháp là một trong những kiến thức căn bản mà kế toán cần nắm vững. Hiểu được bản chất và quy định của các loại hóa đơn sẽ tạo nền tảng vững chắc để kế toán vận dụng chính xác, tránh nguy doanh nghiệp gặp các rắc rối về mặt pháp lý.

1.1. Hóa đơn đầu vào hợp pháp

Để hiểu về khái niệm hóa đơn đầu vào hợp pháp, kế toán cần nắm được các trường hợp hóa đơn thuộc danh mục hóa đơn đầu vào bất hợp pháp. Cụ thể, tại Điều 22, Thông tư 39/2014/TT-BTC, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp gồm các trường hợp:
- Hóa đơn giả: Hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn được phát thành theo tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Được tạo theo hướng dẫn của Thông tư 39/2014/TT-BTC nhưng chưa hoàn thành Thông báo phát hành hóa đơn.
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng:
 + Đã làm thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng.
 + Hóa đơn bị mất sau khi phát hành và đã thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
 + Hóa đơn của các tổ chức, cá nhân ngừng sử dụng mã số thuế.
Qua đây, hóa đơn đầu vào hợp pháp được hiểu là:

• Hóa đơn không thuộc các trường hợp bất hợp pháp nêu trên
• Hóa đơn đã làm thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn và còn giá trị sử dụng.

  1.2. Hóa đơn đầu vào hợp lệ

  Hóa đơn đầu vào hợp lệ là hóa đơn đảm bảo theo các nguyên tắc được quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC.

  Nguyên tắc 1: Nội dung trên hóa đơn tuân theo quy định:

• Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa.
• Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.
• Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.

  Nguyên tắc 2: Đầy đủ các tiêu thức bắt buộc

• Ngày/tháng/năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản?
• Thông tin hàng hóa - dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký của người mua, người bán.
• Dấu của công ty bên bán.
• Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền.

  Nguyên tắc 3: Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm

  1.3. Hóa đơn đầu vào hợp lý

  Hóa đơn đầu vào hợp lý gắn liền với khái niệm chi phí hợp lý. Nghĩa là chi phí chỉ hợp pháp, hợp lệ là chưa đủ, mà còn cần phải hợp lý. Nội dung trên hóa đơn đầu vào cần phải đúng, phù hợp với nội dung doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của bên bán.

  2. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn đầu vào hợp lệ

  Ngoài việc nắm được những quy định quan trọng về hóa đơn đầu vào hợp lệ, hợp lý, hợp pháp, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn đầu vào:

• Hóa đơn đầu vào 20 triệu trở lên: Điều kiện bắt buộc là phải thực hiện thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
• Thời điểm thanh toán: Nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng, người mua chưa trả tiền thì thực hiện kê khai thuế như bình thường. Tuy nhiên nếu đến thời hạn quyết toán mà chưa thực hiện thanh toán thì khoản này sẽ bị loại trừ.
• Hóa đơn đầu vào mua bán tài sản cố định: Nếu tài sản là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, giá trị từ 1,6 tỷ trở lên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.
• Hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước thực hiện hạch toán sang năm kế tiếp.
• Hóa đơn đầu vào của dự án: Thuế GTGT của dự án đến thời điểm quyết toán bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế GTGT đó.

• Dựa vào các thông tin quan trọng về hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp, kế toán có thể hiểu được bản chất, nắm vững các quy định để áp dụng khi thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn. Ngoài ra, kế toán cần lưu ý một số vấn đề về hóa đơn đầu vào để tránh những rắc rối khi thực hiện kê khai hóa đơn đầu vào và khấu trừ thuế GTGT.